Die Erstellung von Antworten auf Ausschreibungen ist für Vertriebsteams eine wichtige, aber mühsame Aufgabe. Für unseren Kunden, eine globale Vertriebsabteilung, die in komplexen Angeboten versank, war dieser Prozess ein Albtraum. Jede Ausschreibung erforderte stundenlange manuelle Arbeit: das Durchforsten jahrzehntelanger früherer Angebote, das Wiederverwenden genehmigter Formulierungen und die Sicherstellung der Einhaltung sich ständig ändernder Kundenanforderungen.
Es kam zu Inkonsistenzen, da Teammitglieder versehentlich veraltete oder markenfremde Inhalte wiederverwendeten, während neue Mitarbeiter sich mühsam durch das Labyrinth der Dokumente kämpfen mussten. Die Frustration war spürbar – was eigentlich eine strategische Aufgabe hätte sein sollen, wurde zu einem Wettlauf gegen die Zeit, wobei die Moral des Teams mit dem Näherrücken der Fristen immer weiter sank. Die Abteilung suchte nach einer Möglichkeit, die Antworten zu standardisieren, sich wiederholende Arbeiten zu reduzieren und den Mitarbeitern zu ermöglichen, sich auf die Strategie statt auf das „Kopieren und Einfügen“ zu konzentrieren.
Unsere Lösung
Ein maßgeschneiderter, von Microsoft Copilot unterstützter Assistent, der ausschließlich auf der Grundlage der erfolgreichen früheren Angebote des Kunden trainiert wurde. Durch das Hochladen hunderter früherer Offerten haben wir eine spezialisierte Wissensdatenbank erstellt, die die Unternehmenssprache, Compliance-Standards und Fachterminologie des Unternehmens widerspiegelt. Bei neuen Anfragen stellen die Vertriebsteams nun Fragen an die KI wie „Beantworte diese Frage ausschliesslich anhand der Informationen in unseren hochgeladenen Dokumenten“. Um die Genauigkeit zu gewährleisten, haben wir Schutzmassnahmen implementiert, die die Antworten der KI auf die bereitgestellten Dokumente beschränken und „kreative“ Halluzinationen drastisch reduzieren.
Das Ergebnis – ein sauberer, formatierter Word-Entwurf – dient den Teams als Grundlage für die Überarbeitung statt für die Neuerstellung. Überraschenderweise hat das System auch Lücken in der bisherigen Dokumentation aufgezeigt und die Teams dazu veranlasst, Standardformulierungen zu aktualisieren und veraltete Inhalte zu entfernen. Durch die Automatisierung dieser mühsamen Arbeit kann das Vertriebsteam nun seine Energie in die Anpassung von Verkaufsgesprächen und den Aufbau von Kundenbeziehungen stecken – ein Beweis dafür, dass selbst die langweiligsten Arbeitsabläufe mit dem richtigen KI-Partner zu strategischen Vorteilen werden können.