Für viele Unternehmen ist der Zugriff auf interne Dokumentationen eine tägliche Herausforderung – insbesondere für neue Mitarbeiter, die sich mit komplexen Prozessen oder Altsystemen auseinandersetzen müssen. Einer unserer Kunden, ein mittelständisches Unternehmen mit dezentralen Abläufen, sah sich genau diesem Problem gegenüber. Seine Teams stützten sich auf Sharepoint-Repositorys, in denen Verfahren, Schulungsleitfäden und abteilungsspezifische Protokolle aus mehreren Jahrzehnten gespeichert waren. Das Auffinden präziser Informationen war jedoch zeitaufwändig und erforderte oft, dass Mitarbeiter ihre Vorgesetzten unterbrachen oder schlecht organisierte Ordner durchforsten mussten. Insbesondere neue Mitarbeiter hatten Schwierigkeiten, sich einzuarbeiten, was den Onboarding-Prozess verlangsamte und zu Engpässen führte. Erschwerend kam hinzu, dass die Dokumentation veraltet war: Seit Jahren unveränderte Richtlinien blieben im System bestehen, was zu widersprüchlichen Anweisungen führte. Der Kunde suchte nach einer Möglichkeit, den Zugang zu institutionellem Wissen zu demokratisieren und gleichzeitig die Zuverlässigkeit der Informationen zu gewährleisten – eine Lösung, die die Lücke zwischen Effizienz und Genauigkeit schließen konnte.
Wir haben ein maßgeschneidertes Microsoft Copilot-Chatbot-System implementiert, das direkt in die Sharepoint-Repositorys integriert ist und diese in eine dynamische, dialogorientierte Suchmaschine verwandelt. Die Mitarbeiter stellen nun Anfragen in natürlicher Sprache an den Bot (z. B. „Wie reiche ich ein IT-Ticket ein?“ oder „Wie lautet das Protokoll für die Genehmigung von Kundenausgaben?“), und das System ruft die Antworten durch Durchsuchen der neuesten relevanten Dokumente ab. Um die Genauigkeit zu gewährleisten, vergleicht das Modell mehrere Versionen von Dateien miteinander und markiert potenzielle Konflikte oder veraltete Abschnitte – eine Funktion, die unbeabsichtigt zu einem Katalysator für Dokumentationsprüfungen wurde. Während es anfangs zu Widerstand kam, als Mitarbeiter den Bot für falsche Antworten verantwortlich machten, machte diese Transparenz Lücken in ihrer Wissensbasis deutlich und motivierte die Teams, veraltete Inhalte proaktiv zu aktualisieren. Die Akzeptanz stieg sprunghaft an: Das Tool reduzierte die Unterbrechungen durch Vorgesetzte um 40 % und verkürzte die Einarbeitungszeit für neue Mitarbeiter um fast ein Drittel. Obwohl der Erfolg des Bots von der Aktualität der Dokumente abhängt – eine Hürde, die der Kunde nun durch monatliche „Aktualisierungszyklen“ angeht –, hat er bereits eine Kultur der Verantwortlichkeit gefördert. Mit Blick auf die Zukunft untersucht das Unternehmen KI-gesteuerte Automatisierung für Aufgaben wie das Erstellen von SOPs aus Transkripten oder das Generieren von Besprechungszusammenfassungen und beweist damit, dass selbst „einfache“ Tools die Grundlage für intelligentere, sich selbst tragende Arbeitsabläufe bilden können.